De acuerdo con el Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019, Anexo 6, Título III, artículo 17, las entidades deben conservar en debida forma sus libros por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, incluso, en caso de liquidación de una sociedad comercial, el liquidador debe conservar los libros por el término de cinco (5) años contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
Por lo tanto, la sociedad tiene la obligación de conservar los libros, y en el evento de extravío de los mismos, deberá iniciar su reconstrucción de acuerdo con los lineamientos establecidos en el artículo 18 del Anexo 6 del Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019, donde se establece que los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, y la sociedad deberá denunciar ante las autoridades la pérdida o destrucción acreditando tal circunstancia. Los libros deberán reconstruirse tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y demás.
